Зачем нужны диаграммы и графики в Excel
Диаграммы и графики в Excel — один из самых удобных способов визуализировать числовые данные: отчёты по продажам, расходы, статистику посещений, результаты опросов и многое другое.
Вместо сухих таблиц вы получаете наглядную картинку, из которой сразу видно:
- рост или падение показателей;
- разницу между периодами;
- структуру расходов или доходов;
- доли элементов в общей сумме.
Современные версии Excel позволяют построить диаграмму буквально за пару минут. Всё, что нужно — подготовленные данные и понимание, какой тип диаграммы подходит под вашу задачу.
Если вас интересует более профессиональная работа со схемами и диаграммами, обратите внимание на Microsoft Visio 2016 — специализированный инструмент для создания сложных диаграмм, схем и блок-схем.
Как Excel строит диаграммы и графики
Excel «читает» ваши данные из таблицы и на основе выделенной области строит визуальное представление — диаграмму или график.
Вы задаёте:
- диапазон ячеек с числами (и подписями);
- тип диаграммы (гистограмма, линейная, круговая и др.);
- дальнейшее оформление (цвета, подписи, легенда, заголовки и т.п.).
Интерфейс построен так, что достаточно один раз понять логику — и дальше построение диаграмм становится привычной операцией, не требующей особых усилий.
Подготовка данных для диаграммы
Для корректного построения диаграммы важно правильно оформить таблицу. Рекомендуется:
- в первой строке указать названия столбцов (например, «Месяц», «Продукт А», «Продукт B»);
- в первом столбце указать категории (наименование месяцев, групп, клиентов и т.п.);
- остальные ячейки заполнить числовыми значениями без лишних символов;
- избегать пустых строк и столбцов внутри диапазона;
- убедиться, что в диапазоне нет лишнего текста в числовых столбцах.
Например, у вас есть таблица расходов по месяцам: строки — месяцы, столбцы — категории расходов (коммуналка, реклама, транспорт и т.д.). Именно такую таблицу удобно превращать в диаграмму.
Пошаговая инструкция: построение диаграмм и графиков в Excel
Шаг 1. Откройте книгу с данными
Запустите Microsoft Excel и откройте файл, в котором находится таблица с данными.
Убедитесь, что таблица оформлена аккуратно и не содержит лишних строк или столбцов внутри диапазона.
Шаг 2. Выделите диапазон данных
Мышью выделите диапазон ячеек, который должен попасть на диаграмму:
- включите в выделение строки с подписями категорий (названия месяцев, отделов и т.п.);
- добавьте в выделение заголовки столбцов (названия показателей).
Excel по этим заголовкам автоматически сформирует легенду и подписи осей.
Шаг 3. Откройте вкладку «Вставка»
В верхнем меню нажмите вкладку «Вставка».
В средней части панели найдите блок «Диаграммы». Там будут доступны основные виды диаграмм:
- гистограмма (столбчатая);
- линейная диаграмма (график);
- круговая диаграмма;
- лепестковая, биржевая, точечная и другие (в зависимости от версии Excel).
Шаг 4. Выберите тип диаграммы
Нажмите на кнопку с типом диаграммы, который больше всего подходит вашим данным. Например:
- Гистограмма (столбчатая) — хорошо показывает сравнение величин между категориями.
- Линейная диаграмма — удобно отслеживать изменение показателей во времени.
- Круговая диаграмма — наглядно показывает доли в общем объёме (структуру).
После нажатия по кнопке типа диаграммы появится выпадающий список с вариантами оформления (простая, объёмная, накопительная и т.д.).
Выберите наиболее подходящий вариант, кликнув по его миниатюре.
Шаг 5. Построение диаграммы
Excel автоматически построит диаграмму на основе выделенного диапазона и разместит её на текущем листе.
На экране появится прямоугольная область с диаграммой: столбцы, линии или сектора круговой диаграммы — в зависимости от выбранного типа.
Диаграмму можно:
- перетащить мышью в удобное место на листе;
- растянуть или уменьшить за углы рамки;
- скопировать и вставить в Word, PowerPoint или другую программу.
Дополнительное оформление диаграммы
Вкладка «Работа с диаграммами»
Если щёлкнуть мышью по созданной диаграмме, в верхней панели Excel появятся дополнительные вкладки: «Работа с диаграммами» (обычно включает подпункты «Конструктор», «Макет», «Формат» или «Конструктор» / «Формат» — точные названия зависят от версии Excel).
Через эти вкладки можно:
- изменить тип диаграммы (например, заменить гистограмму на линейный график);
- выбрать готовый стиль оформления (цветовые схемы, варианты заливки);
- добавить или убрать легенду;
- добавить названия осей X и Y;
- добавить заголовок диаграммы;
- показать подписи значений прямо на столбцах/точках/секторах;
- настроить сетку, линии, фон, границы.
Изменение заголовка и подписей
Чтобы изменить текст заголовка диаграммы или подписи, достаточно:
- щёлкнуть по нужному тексту левой кнопкой мыши;
- ввести новый текст прямо на диаграмме.
Так же редактируются и подписи данных, если вы их добавили.
Изменение диапазона данных диаграммы
Если вы добавили новые строки или столбцы в таблицу и хотите включить их в диаграмму, можно:
- щелкнуть правой кнопкой мыши по диаграмме и выбрать «Выбрать данные…»;
- в появившемся окне изменить диапазон данных или добавить новые ряды;
- либо просто потянуть мышью маркеры выделения на таблице, если Excel показывает их на листе.
Экспорт и печать диаграммы
Построенную диаграмму можно:
- Скопировать и вставить в документ Word, презентацию PowerPoint или сообщение электронной почты.
- Распечатать вместе с таблицей или отдельно, отрегулировав область печати.
- Сохранить книгу Excel с диаграммами для дальнейшего обновления и анализа.
Для презентаций и отчётов обычно диаграмму вставляют в PowerPoint или Word, при необходимости немного увеличивая размер и подстраивая подписи под формат слайда или страницы.
Краткий пример: диаграмма расходов по месяцам
Представим, что у вас есть таблица, в которой по строкам перечислены месяцы (январь, февраль, март и т.д.), а по столбцам указаны категории расходов: аренда, реклама, транспорт, прочее.
Алгоритм:
- Выделить всю таблицу, включая заголовки столбцов и строки с названиями месяцев.
- Открыть вкладку «Вставка» → выбрать «Гистограмма».
- В раскрывающемся списке выбрать, например, «Гистограмма с группировкой».
- Полученную диаграмму переместить в удобное место, добавить заголовок «Ежемесячные расходы».
- При необходимости включить подписи значений и легенду.
В результате вы получите наглядную картинку, где по каждому месяцу видно, какая статья расходов занимает наибольшую долю и как изменяются показатели со временем.
Полезные советы
- Не перегружайте диаграмму лишними эффектами — главное, чтобы она была понятной.
- Используйте контрастные цвета для разных серий данных.
- Подбирайте тип диаграммы под задачу (структура — круговая, динамика — линейная, сравнение — гистограмма).
- Подписывайте оси и диаграммы, чтобы по ним можно было ориентироваться без просмотра таблицы.
- Следите, чтобы единицы измерения были понятны: рубли, проценты, штуки, литры и т.д.
Заключение
Построение диаграмм и графиков в Excel — задача, с которой справится даже начинающий пользователь.
Достаточно:
- подготовить таблицу с корректными данными;
- выделить нужный диапазон;
- выбрать тип диаграммы во вкладке «Вставка»;
- при необходимости отредактировать оформление.
Один раз разобравшись с этим процессом, в дальнейшем вы сможете создавать наглядные отчёты и презентации всего за несколько минут.